Кто несет ответственность за утерю заявления на отгул в отделе кадров: заявитель или кадровик
Объясним процесс восстановления кадровых документов компании: локальных нормативных актов и графика отпусков, документов по охране труда, приказов по личному составу, трудовых договоров и трудовых книжек, личных дел и личных карточек, учетных форм (журналов и книг). Расскажем о сложностях данной задачи, а также какая возможна ответственность за отсутствие кадровых документов.
Восстанавливаем кадровую документацию
- при восстановлении которых необходимо учитывать ознакомление с ними работников под личную подпись;
- с которыми работников не ознакамливают, но которые составляются и хранятся у работодателя в силу требований закона или по усмотрению организации;
- в которых необходимо наличие подписей и работодателя, и работника (либо представителя работников) как сторон трудовых и непосредственно связанных с ними отношений;
- порядок восстановления которых регламентирован нормативными правовыми актами;
- книги и журналы учета, которые обязательны к ведению работодателем или ведутся им в соответствии с принятым в организации порядком.
Риски и сложности
Массив кадровой документации – один из самых сложных (если не самый сложный) для восстановления.
Во-вторых, само восстановление документации очень трудоемкое. Как правило, на кадровых документах стоит более одной подписи, да еще добавим, что многие из документов необходимо восстанавливать в режиме дубликатов, другие форматы органы контроля, особенно по охране труда, просто не воспримут.
Документы, с которыми работники должны быть ознакомлены под личную подпись
- ЛНА и иные организационно-распорядительные документы (ОРД), которые касаются всех работников организации. Они, в свою очередь, могут:
- являться обязательными для всех предприятий (например, Правила внутреннего трудового распорядка, различные правила, инструкции и отдельные приказы по охране труда, технике безопасности и производственной санитарии) либо
- приниматься по усмотрению работодателей (например, Положение о персонале, Положение о премировании и др.);
Технически восстановление ОРД, связанных с трудовой деятельностью всех работников или их отдельных категорий, мало отличается от процесса восстановления любых иных ОРД организации. Проводится поиск сохранившихся оригиналов или копий, с помощью которых можно создать дубликаты либо использовать в дальнейшем, заверив надлежащим образом как «официальную копию».
Часть таких документов может храниться в форме оригиналов или заверенных копий у представительных органов работников (в профсоюзе). Все дело в том, что согласно трудовому законодательству организация обязана запрашивать мнение выборного органа первичной профсоюзной организации по целому ряду вопросов.
Поэтому наличие объединения работников на предприятии в этой ситуации может стать хорошим подспорьем. Естественно, если их архивы не сгорели вместе с вашими и если сотрудники профсоюза добросовестно относятся к своим обязанностям, в т.ч.
хранят копии документов, составленных с учетом их мнения.
Серьезной проблемой при восстановлении документов этой группы является выполнение требований ТК РФ об обязательном ознакомлении с ними работников под подпись.
Есть те, кто принципиально откажется подписывать дубликат. Мотивировки могут быть разными, но самая распространенная: «Я не помню, что там было изначально, вдруг вы уже все поменяли».
Здесь может помочь только агитация с напоминанием, что эти документы нужны не только организации, но и работнику, не зря же они должны хранится 50 (75) лет, а то и вообще постоянно. В общем, спасет только хорошо поставленная разъяснительная работа.
Есть работники, которые уже уволились. Получить их подписи в большинстве случаев будет просто невозможно. Продемонстрировать их подписи смогла бы заверенная копия утерянного документа, но где ж ее взять.
К каждому восстановленному документу с подписями, которые удалось собрать, обязательно приложите копию акта о том, когда и при каких обстоятельствах был утрачен оригинал.
А еще лучше – сразу издать приказ о восстановлении утраченных документов с указанием причин и ссылкой на подтверждающие факт их утери документы. С таким приказом нужно будет ознакомить всех работающих в компании под личную подпись, после чего предложить им ознакомиться под подпись с документами, которые касаются их трудовой деятельности, при отказе – сделать об этом отметку непосредственно на этих документах.
Мнение экспертаКовалев Владислав АнатольевичЮрист с 8-летним стажем. Специализация — семейное право. Имеет опыт в экспертизе документов.Сложнее всего – с личными карточками уже уволенных работников. Ведение личных карточек является обязанностью работодателя. Поэтому рекомендуем восстанавливать все утраченные личные карточки.
А во избежание претензий со стороны проверяющих из трудовой инспекции в разделе «Дополнительные сведения» указывать: «Повторно оформлена взамен утерянной (), первоначально оформлена ».
к содержанию ↑Документы, с которыми не надо знакомить работников под подпись
К этой группе относятся всем известные документы, которые обязательно должны быть в каждой организации, использующей труд работников: штатное расписание со всеми изменениями и дополнениями, графики отпусков, табели учета рабочего времени и др., а также некоторые документы, которые на практике могут понадобиться работодателям для тех или иных целей работы.
к содержанию ↑Как восстановить кадровую документацию и заключить со всеми трудовые договоры?
При кадровом аудите выяснилось, что у работодателя и работника нет ни одного подписанного трудового договора с сотрудниками. Каким образом будет сейчас правильно восстановить кадровую документацию и заключить со всеми трудовые договора и приказы о приеме на работу?
Порядок восстановления трудового договора нормативными актами не установлен.
Рекомендуется заключить новый трудовой договор. При этом дату заключения договора указать настоящую, а дату начала трудовых отношений – когда работник был принят в организацию.
Для восстановления документации работодателю рекомендуется издать приказ об утрате документации, перечне утраченных документов, сроках их восстановления и указать лицо, на которое возлагается обязанность по восстановлению кадровой документации. Данный приказ может быть издан на основании Служебной или Докладной записки ответственного лица, в которой зафиксирован факт отсутствия трудовых договоров.
Вопросы организации хранения, комплектования, учета и использования документов регулируются Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 18.06.2017) «Об архивном деле в Российской Федерации».
Правовое регулирование порядка и сроков хранения кадровых документов осуществляется на основе Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558. Раздел 8 «Кадровое обеспечение» указанного Перечня содержит информацию о сроке хранения личных дел, включая копии приказов работников.
Организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными ст. 23 Федерального закона N 125-ФЗ.
Данные документы имеют срок хранения 75 лет. Срок хранения в 1 год установлен для графика отпусков и 3 года для иной документации по отпускам.
Таким образом, в случае утраты кадровых документов с подписями работников работодателю следует их восстанавливать, поскольку действующее законодательство возлагает на работодателя обязанность по обеспечению сохранности кадровых документов.
Порядок восстановления трудового договора нормативными актами не установлен.
Для восстановления документации работодателю рекомендуется издать приказ о причинах утраты документации, перечне утраченных документов, сроках их восстановления и указать лицо, на которое возлагается обязанность по восстановлению кадровой документации. Данный приказ может быть издан на основании Служебной или Докладной записки ответственного лица, в которой зафиксирован факт отсутствия трудовых договоров (и, если возможно, причина их утраты).
По мнению специалистов контролирующих органов (см. Вопрос: У нас в офисе случился пожар и все кадровые документы утрачены.
С восстановлением трудовых книжек мы решили вопрос. А как восстановить экземпляры трудовых договоров, не знаем.
Ситуацию осложняет и потеря некоторыми работниками своих экземпляров трудовых договоров. Как поступить в такой ситуации? («Отдел кадров коммерческой организации», 2014, N 2) ), если трудовой договор сохранился в электронной форме, нужно выдать дубликат трудового договора.
При этом дубликат документа должен отвечать всем требованиям, которые предъявляются к оформлению трудового договора, и быть идентичным утраченным экземплярам трудового договора. Если же электронной формы трудового договора нет, они рекомендуют заключить новый трудовой договор.
При этом дату заключения договора указать настоящую, а дату начала трудовых отношений – когда работник был принят в организацию. Кроме этого, в тексте трудового договора рекомендуем указать, что он заключен взамен утраченного.
По нашему мнению, наиболее безопасным вариантом для работодателя является второй вариант, так как возможность оформления дубликата трудового договора прямо не предусмотрена действующим трудовым законодательством (как, например, возможность оформлять дубликат трудовой книжки).
На вопрос отвечала:
к содержанию ↑
Ирина Викторовна Тарасова,Всё об отгулах: подборка актуальных публикаций, ответов Роструда, пошаговых процедур Кадровик-практик , Тема №190410
Уважаемые коллеги, мы подготовили для Вас тематическую подборку про отгулы: статьи и консультации юристов, ответы Роструда, пошаговые процедуры и тесты. Все эти материалы обязательно помогут Вам при предоставлении отгулов в 2024 году!
Отгулы: статьи и консультации юристов
Работник принес справки о сдаче крови и заявление на отгулы. Но даты отгулов не устроили работодателя (нет возможности отпустить в конце года). Можно ли отказать? (доступ свободный) Увольняется работник, у которого есть неиспользованные отгулы. Оплачивать или предоставлять их «насильно»? (доступно подписчикам журнала «Кадровик-практик», подписаться >>) Компенсация «отгулов» при увольнении (доступно подписчикам журнала «Кадровик-практик», подписаться >>) О сгорании отгулов при переводах (доступ свободный) Объявление о сгорании отгулов в конце года (доступ свободный)
Вправе работник передумать брать отгул за работу в выходной? (доступ свободный) Есть вариант оформить отгул до наступления права на отгул (доступ свободный) Оформление отгула на День Знаний (доступ свободный) Приказ об отгуле обязателен? (доступ свободный) Директор оформляет отгулы за работу в выходные дни как отпуск без сохранения заработной платы, потому что в ТК РФ сказано, что предоставляются дни отдыха, которые оплате не подлежат. Это, наверное, неправильно? (доступ свободный)
Работодатель привлек работника к работе в выходной день. За эту работу он готов дать отгул, но работнику нужна только двойная оплата.
Кто прав? (доступ свободный) Работник-инвалид просит отгул по семейным обстоятельствам по электронной почте… Противоречивая судебная практика по таким делам (доступ свободный) Оплата при переносе отгула за работу в выходной день на другой месяц (доступно подписчикам журнала «Кадровик-практик», подписаться >>)
к содержанию ↑Отгулы: позиция Роструда
- (доступ свободный)
- Отгул за работу в выходные предоставляется по первому требованию работника или в согласованное сторонами время? Позиции юристов и Роструда (доступ свободный)
Предоставление отгула/отгулов: пошаговые процедуры
- (доступно подписчикам журнала «Кадровик-практик»)
-
Предоставление отгула за работу в праздники/выходные: примерная пошаговая процедура (доступно подписчикам журнала «Кадровик-практик»)
Тесты про отгулы
-
Мини-тест «Отгулы» (доступ свободный)
- Тест «Отгулы» (доступно подписчикам журнала «Кадровик-практик»)
Таблица «Виды отгулов» (с указанием норм ТК РФ)
|
Какими нормами устанавливается |
|
| В непрерывно действующих организациях и на отдельных видах работ, где невозможно уменьшение продолжительности работы (смены) в предпраздничный день, переработка компенсируется предоставлением работнику дополнительного времени отдыха или, с согласия работника, оплатой по нормам, установленным для сверхурочной работы. |
Часть 2 статьи 95 ТК РФ |
| По желанию работника сверхурочная работа вместо повышенной оплаты может компенсироваться предоставлением дополнительного времени отдыха, но не менее времени, отработанного сверхурочно. | Часть 1 статьи 152 ТК РФ |
| По желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха.
В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит. |
Часть 4 статьи 153 ТК РФ |
| В случае, если по соглашению с работодателем работник в день сдачи крови и ее компонентов вышел на работу (за исключением работ с вредными и (или) опасными условиями труда, когда выход работника на работу в этот день невозможен), ему предоставляется по его желанию другой день отдыха. В случае сдачи крови и ее компонентов в период ежегодного оплачиваемого отпуска, в выходной или нерабочий праздничный день работнику по его желанию предоставляется другой день отдыха.
После каждого дня сдачи крови и ее компонентов работнику предоставляется дополнительный день отдыха. Указанный день отдыха по желанию работника может быть присоединен к ежегодному оплачиваемому отпуску или использован в другое время в течение года после дня сдачи крови и ее компонентов. При сдаче крови и ее компонентов работодатель сохраняет за работником его средний заработок за дни сдачи и предоставленные в связи с этим дни отдыха. |
Части 2-5 статьи 186 ТК РФ |
| Одному из родителей (опекуну, попечителю) для ухода за детьми-инвалидами по его письменному заявлению предоставляются четыре дополнительных оплачиваемых выходных дня в месяц, которые могут быть использованы одним из указанных лиц либо разделены ими между собой по их усмотрению. Оплата каждого дополнительного выходного дня производится в размере среднего заработка и порядке, который устанавливается федеральными законами.
Порядок предоставления указанных дополнительных оплачиваемых выходных дней устанавливается Правительством Российской Федерации. |
Часть 1 статьи 262 ТК РФ |
| Женщины, работающие в сельской местности, имеют право: на предоставление по их письменному заявлению одного дополнительного выходного дня в месяц без сохранения заработной платы. | |
| Часы переработки рабочего времени в пределах графика работы на вахте, не кратные целому рабочему дню, могут накапливаться в течение календарного года и суммироваться до целых рабочих дней с последующим предоставлением дополнительных дней междувахтового отдыха. |
Часть 4 статьи 301 ТК РФ |
| Одному из родителей (опекуну, попечителю, приемному родителю), работающему в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеющему ребенка в возрасте до шестнадцати лет, по его письменному заявлению ежемесячно предоставляется дополнительный выходной день без сохранения заработной платы. |
