Письмо сотрудникам о необходимости экономии бумаги: образец 2024 года

Сотрудники офисов и предприятий делятся в соцсетях распоряжениями от начальства об экономии бумаги. Судя по сообщениям руководства, скоро работники будут подписывать документы на жёлтой бумаге как в годы СССР или перейдут на электронный документооборот.

В середине марта в канцелярских магазинах и онлайн-маркетах резко выросли цены на офисную бумагу. Пресса связала внезапные проблемы с закупкой товара с трудностями в логистике и нехваткой отбеливающего вещества — сырья для производства самой бумаги в России хватает.

Ранее Medialeaks рассказал, как некоторые магазины с канцтоварами ограничили продажу количества пачек в одни руки.

После резкого роста спроса и новостей о нехватке отбеливающего вещества некоторые работники делились в соцсетях распоряжениями, приказами и сообщениями от руководства об экономии бумаги. Например, в телеграм-канале сибирь.медиа появилось фото документа, выпущенного председателем Совета депутатов Новосибирска.

В распоряжении говорилось о приказе «Об экономии бумаги в Совете депутатов города Новосибирска» и рекомендовалось следовать ему каждый день.

Направляю вам распоряжение председателя Совета депутатов города Новосибирска от 18.03.2022 № 75-р «Об экономии бумаги в Совете депутатов города Новосибирска». Прошу руководствоваться данным распоряжением в своей каждодневной деятельности.

Источник фото: телеграм-канал сибирь.медиа

Журналист Дмитрий Низовцев, зарегистрированный в твиттере под ником настоящий Низовцев, показал скриншот сообщения от подписчика, который, по словам автора поста, работает на предприятии, выполняющем оборонзаказ. Судя по записи, бумага на рабочем месте будет, но жёлтого цвета из-за проблем с отбеливающим веществом.

Напомним, в Советском союзе большинство документов были написаны или напечатаны на бумаге жёлтого оттенка.

Подписчик, который работает на предприятии, выполняющем оборонзаказ, прислал скрин объявления, которое они получили на работе. Начальство просит: а) экономить бумагу; б) отнестись с пониманием к тому, что теперь она будет не белая, а почти жёлтая. И нет, отбелить нельзя, а то ишь.

Другие пользователи твиттера делились историями с работы — похоже, многим офисным сотрудникам рекомендовали бережнее расходовать бумагу.

На работе пришла рассылка с требованием максимально экономить бумагу. Интересно, а что такое?

Напомним, Минпромторг заверил россиян, что дефицита бумаги не предвидится, а рынок будет обеспечиваться российскими предприятиями.

Ранее Medialeaks рассказал, как некоторые покупатели обратили внимание на уменьшенный размер чеков в магазине, предположив, что супермаркеты экономят на кассовых лентах из-за её возможного дефицита.

к содержанию ↑

Письмо сотрудникам о необходимости экономии бумаги: образец 2024 года

Письмо — основное средство переписки между деловыми партнерами.

— как ответные — в связи с исполнением ранее принятых вышестоящим органом управления (власти) решений;

— как сопроводительные — в связи с необходимостью сопровождения пересылки адресату каких-либо документов (материалов);

— как ответы — в связи с получением запросов различных организаций, а также физических лиц (граждан);

Текст письма должен точно соответствовать заданию, зафиксированному в резолюции руководителя компании или предписаниям (указаниям) документа, в ответ на который готовится письмо. Сроки подготовки писем определяются исходя из сроков, отведенных на исполнение решения (запроса) в ранее полученном письме (документе) и с учетом типовых сроков исполнения документов.

Текст делового письма, как правило, должен касаться одного вопроса. Освещение в тексте делового письма нескольких вопросов допускается, если эти вопроса тематически взаимосвязаны и могут быть изложены ясно и кратко. Ниже приведены рекомендации по подготовке проекта содержания делового письма.

10 важных рекомендаций

по подготовке проекта содержания делового письма

1. Просмотрите (подготовьте) черновик письма. Выделите в нем три основные части — вводную часть, констатирующую или отчетную часть, а также заключительную часть, содержащую выводы, предложения или указания (в зависимости от направленности письма).

2. Во вводной части, открывающей основной текст и следующей сразу за вступительным обращением (указанием на содержание письма), определите одну-две проблемы, о которых вы намереваетесь написать. Обозначьте их общее состояние двумя-тремя предложениями.

3. В констатирующей (отчетной) части уточните (детализируйте) характеристику состояния дел. Ответьте на вопросы, поставленные в письме вашим респондентом. Дайте краткую оценку того, что выполнено на текущий момент. Выделите нерешенные проблемы, кратко остановитесь на причинах.

4. В заключительной части поместите выводы и предложения (указания) относительно разрешения существующей ситуации или перспектив деятельности в данной области.

5. Составьте список приложений, надпишите адрес и вступительное обращение, подпишите черновик письма (или укажите необходимые данные лица, к которому документ будет направлен на подпись). После этого передайте проект документа на оформление.

6. Откорректируйте и отредактируйте оформленный (отпечатанный набело) документ, внесите в текст правку.

Еще раз прочитайте. После этого передайте документ на окончательное оформление, не забыв при этом указать количество экземпляров.

Просмотрите в последний раз оформленный документ. Подпишите его или представьте на подпись.

Данный пункт исполняется после просмотра всего текста (включая сведения об исполнителях и т.д.) окончательного варианта документа.

7. Обратите внимание не только на содержание послания, но и на форму его подачи. Имейте в виду, что написанное, по сути, верно деловое письмо может произвести обратное желаемому воздействие на адресата в силу неверного тона или шероховатости стиля изложения.

8. Старайтесь максимально верно расставлять по ходу содержания делового письма смысловые акценты. Изложение начинайте с главной мысли, составляющей тему (предмет) документа, которую затем последовательно развивайте.

9. Не следует писать деловые письма в состоянии сильного гнева или под воздействием иных эмоций — это самым нежелательным образом отразится на их содержании. Если же все-таки рука «сама тянется к перу», то, дописав последнюю строчку, не спешите с отправкой этого опуса — отложите ее, по крайней мере, до следующего дня.

Изложение делового письма производится от третьего лица единственного числа либо от первого лица единственного или множественного числа. Как правило, текст делового письма состоит из двух частей.

Оформление документа производится на бланке письма. Письмо подписывает лицо, распорядившееся о его подготовке, а инициативное письмо, кроме того, — исполнитель письма.

Реквизитами документа являются:

2. Регистрационный номер документа.

3. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (для ответных писем).

4. Сведения об адресате.

5. Заголовок к тексту.

8. Отметка о наличии приложения.

9. Отметка об исполнителе.

10. Идентификатор электронной копии документа.

5 важных рекомендаций

по оформлению проекта делового письма

1. Напечатанный текст должен в точности соответствовать черновику документа. Достоверность текста, набранного под диктовку, затем выверяется в ходе повторной читки во избежание ошибок и несоответствий действительному положению вещей. Во всех остальных случаях набранный текст сверяется с первоисточником и при необходимости корректируется.

3. Текст письма должен отчетливо читаться при умеренном освещении.

Если это затруднительно, переоформите его: отпечатайте текст письма более насыщенным или более крупным шрифтом. Обратите внимание на наличие и расстановку абзацев, отделение частей текста пустыми строками (отступами) в необходимых случаях: это правило неукоснительно соблюдается для выделения вводной и заключительной частей письма.

Использование этих несложных приемов позволит получателю письма быстрее и глубже ознакомиться с его содержанием.

4. Обратите внимание и на то, в каком состоянии находится бумага (бланк), предназначенная для оформления письма: она должна быть абсолютно белой, без каких-либо дополнительных оттенков, поскольку желтизна бумаги невольно намекает на ее возраст, а сероватый цвет — на неряшливость или скупость владельца.

5. Для подписи используйте чернильную ручку с чернилами черного (темного) цвета, поскольку они более гармонично сочетаются с текстом письма.

Рекомендации по использованию отдельных наиболее часто употребляемых слов и устойчивых словосочетаний при подготовке содержания деловых писем

1. Синтаксические конструкции, используемые для изложения мотивов, объяснения причин для принятия тех или иных действий:

В порядке оказания помощи прошу Вас.

В целях обмена опытом направляю в Ваш адрес.

В порядке исключения.

Ввиду особых обстоятельств.

В связи с завершением работ по.

В связи с принятием решения о.

В соответствии с ранее достигнутой договоренностью.

По взаимной договоренности между.

Согласно Вашей заявке.

Несмотря на то-то и то-то, продолжает иметь место.

2. Формулировки для выражения отказа:

Несмотря на предпринятые нами (организацией) усилия, Ваше указание остается невыполненным в связи с.

К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку.

Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам.

Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как.

Организация не располагает возможностью для выполнения данной задачи из-за отсутствия.

3. Формулировки для выражения предупреждения (уведомления):

Обращаем Ваше внимание на то, что через такое-то время срок соглашения истекает.

Организация вынуждена предупредить Вас о том, что.

Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что.

Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора в связи с.

Взятые на себя организацией гарантийные обязательства утрачивают свою силу.

Ставим Вас в известность о том, что.

Организация извещает о.

Довожу до Вашего сведения, что.

4. Устойчивые распорядительные обороты:

Ввести в эксплуатацию.

Возложить контроль за исполнением настоящей директивы на.

Назначить расследование по факту.

Изыскать дополнительные возможности для.

5. Формулировки для выражения просьб:

Прошу Вас направить в мой адрес.

В связи с острой необходимостью в. настоятельно прошу Вас.

Убедительно прошу Вас решить вопрос о.

В рамках предварительной договоренности с представителем Вашей организации прошу рассмотреть возможность.

Исходя из величины годового лимита по. прошу изыскать для нужд организации.

6. Формулировки для подчеркивания особой важности сведений:

Документация выслана в ваш адрес курьером.

Предпринимаются энергичные меры по.

Конфиденциальность информации обеспечена.

Содержание проекта оперативно корректируется.

Выявленные недостатки уже устраняются.

Выделены дополнительные средства на.

Спланированы необходимые мероприятия, направленные на.

В кратчайшие сроки организуется.

Обеспечен повседневный жесткий контроль за.

7. Устойчивые обороты речи:

наименее сложный. наиболее важный.

наилучший эффект. наихудший результат.

оказать помощь. произвести проверку.

руководство считает возможным. организация не возражает.

срочно сообщите. немедленно устраните.

обеспечьте выполнение. создайте необходимые условия.

доложите предложения по. оптимальное решение.

вероятные сроки. подтвердите получение.

сообщите данные. направьте в мой адрес.

подготовьте к отправке. решите самостоятельно.

8. Наиболее часто употребляемые глаголы:

выполнить (исполнить), решить (разрешить), обязать, завершить, прекратить, направить (отправить), обратить (внимание на. ), ввести (в эксплуатацию), спланировать (скоординировать), осуществить (реализовать), создать, восполнить (пополнить), организовать, обеспечить, сообщить (доложить), представить (предоставить), уточнить, установить, устранить, выявить (выяснить).

9. Наиболее часто употребляемые прилагательные:

срочный (оперативный), второстепенный, перспективный, важный, главный (основной), ведущий, серьезный (существенный), плановый, дополнительный, полный, недостаточный, заключительный, промежуточный, общий, конкретный, высший, первичный, лучший, худший, надежный.

10. Стилистические запреты:

В отношении, относительно. О.

Благодаря тому факту, что. Потому что.

Принять во внимание. Учесть.

При сем прилагается. Приложение.

Оказывать влияние. Влиять.

За исключением. Кроме.

В том случае, если. Если.

В настоящее время. Сейчас.

Наращивать темпы. Ускорять.

Прилагать усилия. Пытаться.

Использование местоимений «я»,

Отказ от местоимений, замена их

«подразделение», «сотрудник» и т.п.

Предприятие предлагает клиентам.

Прямое обращение, просьба

Пожалуйста, подавайте отчет

Отчет необходимо подавать в срок.

Использование нейтральной лексики

Объективная констатация фактов

Был получен положительный результат

Использование активных оборотов

Использование пассивных оборотов

Выполняется, хотелось бы предложить

Использование простых слов

Использование «книжных» оборотов

Утилизация, в настоящее время

Замена глаголов абстрактными

Менеджер осуществлял руководство

Я с огорчением узнал о.

Мы были рады услышать.

Использование канцелярских клише

Вследствие того обстоятельства, что.

Мероприятие имеет своей целью.

Есть одно простое правило: нужно внимательно смотреть, как тебе отвечают или пишут.

Если человек использует сухой деловой язык, то лучше «зеркалить» примерно в той же мере, но ввести больше естественности. Если ваш корреспондент допускает более свободный, естественный язык, это значит, что вам нужно по возможности в том же стиле с ним общаться.

Одна из составляющих искусства эффективного делового общения заключается в том, чтобы, не нарушая формализованных рамок, дать максимальный простор естественному общению. Но здесь необходимо чутье — в какой мере можно позволить себе эту естественность.

И она с разными людьми разная. Если ты не хочешь обострить отношения с кем-то, а, наоборот, хочешь создать и укрепить отношения сотрудничества, то нужно искать способы сделать так, чтобы твое письмо было приятно читать другой стороне, чтобы оно вызывало добрые, хорошие эмоции.

к содержанию ↑

Как закупать бумагу: пошаговая инструкция

Поставка бумаги для офисной техники состоит из нескольких шагов:

1. Выбираем способ определения поставщика.
2. Устанавливаем преференции.
3. Устанавливаем преимущества.
4. Составляем техническое задание.
5. Рассматриваем заявки и выявляем победителя.

Шаг 1. Выбираем способ определения поставщика

Когда выбираете способ поставки бумажной продукции для государственных нужд, проверьте наличие приобретаемого товара в перечне продукции, которая закупается только путем проведения аукциона в электронной форме.

Этот перечень утвержден Распоряжением Правительства от 21.03.2016 № 471-р. Код 17 — ОКПД 2, бумага офисная и изделия из нее есть в нем. Поэтому, по ч. 2 ст. 59 закона № 44-ФЗ, заказчик закупает поставку любым способом, кроме электронных конкурсных процедур.

к содержанию ↑

Шаг 2. Устанавливаем преференции

Преференции — это преимущества, предоставляемые на этапе оценки заявок и заключения контракта поставщикам товаров, произведенных в странах ЕАЭС. Порядок предоставления преференций и перечень таких товаров определен в Приказе Минфина от 04.06.2018 № 126н.

Кода 17.12.14.110 ОКПД2 — Бумага для офисной техники — нет в этом перечне, и она закупается без преференций. Если проводится тендер на поставку бумаги мелованной (код ОКПД2 17.12.73.110) или гофрированной, тисненой или перфорированной (код ОКПД2 17.23.14), заказчик устанавливает преференции и указывает в документации такие условия:

• требование о декларировании участником в составе заявки страны происхождения товара;
• ответственность участника за предоставление ложной информации о стране происхождения.

к содержанию ↑

Шаг 3. Устанавливаем преимущества

Если закупаете поставку бумаги и картона конкурентным способом, которые относятся к коду ОКПД2 17.21.1, предоставьте преимущества организациям инвалидов в отношении предлагаемой ими цены контракта в размере до 15%. Эти товары включены в перечень, который утвержден Постановлением № 341 от 15.04.2014.

Шаг 4. Составляем техническое задание

В техническое задание на закупку бумаги включайте:

1. Базовые и дополнительные характеристики продукции.
2. Требования к количеству товара, упаковке.
3. Периодичность, сроки поставки.
4. Требования к гарантийному сроку.

Если заказчик уточняет техзадание, то он вправе включить в него дополнительные параметры. Он обосновывает необходимость включения таких параметров в ТЗ. При формулировании добавочных характеристик покупатель руководствуется положениями статьи 33 Закона о контрактной системе:

• пропишите обоснованные, непротиворечивые, объективные требования к продукции;
• не указывайте товарные знаки, страну происхождения и иные требования, которые повлекут необоснованное ограничение конкуренции (указание товарных знаков допускается только с пометкой «или эквивалент» и в том случае, если другие марки продукции будут несовместимы с имеющимся оборудованием, что при закупке бумаги маловероятно);
• используйте критерии, требования и термины по техрегламентам и документам о стандартизации (ГОСТы, СанПиНы).

• форматы листов, размеры рулонов;
• марки А, B, C;
• показатели качества в зависимости от марки;
• условное обозначение (наименование, марка, масса, указание ГОСТа).

Если заказчик предъявляет иные, чем в ГОСТе, требования, он обязан обосновать такое решение.

к содержанию ↑

Шаг 5. Рассматриваем заявки

Поскольку поставка бумага чаще всего закупается в форме электронного аукциона, рассматривают заявки в два этапа:

1. Рассмотрение первых частей заявок. На этом этапе закупочная комиссия проверяет соответствие предлагаемой продукции установленным в документации требованиям. Комиссии следует сопоставить данные, указанные участниками в первой части заявки, с данными техзадания. В случае несоответствия заявка не допускается к участию в торгах.
2. Рассмотрение вторых частей заявок. Комиссией проводится проверка соответствия поставщиков офисной бумаги критериям, которые прописаны в документации, и сопоставление полученных ценовых предложений. Контракт заключается с лицом, предложившим наименьшую цену. Если закупаемая бумага подпадает под перечень Приказа Минфина от 04.06.2018 № 126н, заказчик устанавливает преференции товарам, произведенным в странах — участницах ЕАЭС. Если торги проходят в форме запроса котировок или запроса предложений и один из участников предложил к поставке товар российского происхождения, а второй — китайского, то итоги подводятся так:

Если проводится аукцион, преимущества предоставляются в другом порядке. Победитель закупки определяется обычным путем — это тот, кто предложил наименьшую стоимость.

Но затем, если победитель аукциона поставляет продукцию иностранного происхождения (за исключением той, которую произвели в государствах — членах ЕАЭС), контракт на поставку заключается по цене, сниженной на 15% от той, что указана в его предложении. Если побеждает участник, который поставляет товары производства России и стран ЕАЭС, цена контракта на поставку не снижается.

Если предоставила заявку региональная (местная) организация, то не спешите ее отклонять. Проверьте, что она не структурное подразделение всероссийской организации инвалидов. Чтобы это проверить, посмотрите, что:

1. Учредитель — всероссийская организация инвалидов.
2. В уставе всероссийской организации — учредителя установлено право создавать региональные (местные) отделения или представительства.

Следующая

Трудовое правоТрудовой договор с фармацевтом аптеки: образец заполненный 2024 года