Как попадает отпуск без сохранения оплаты труда в табель учета рабочего времени
Иногда сотрудники приносят заявления о предоставлении отпуска за свой счет, например по семейным обстоятельствам. Что общего и в чем различие с обычным ежегодным отпуском? Объединяет эти два вида отпусков лишь то, что за работником на это время сохраняется место работы.
А отличия заключаются в предоставлении рассматриваемого отпуска без учета трудового стажа и в отсутствии оплаты за период нахождения в таком отпуске. В этой статье мы рассмотрим, как зарегистрировать отпуск за свой счет в программе «1С: Зарплата и управление персоналом 8», редакции 3.0.
Чтобы существовала возможность обратиться к документу регистрации отпуска, необходимо в начальных настройках программы, а именно в настройках расчета зарплаты, установить флажки на закладке «Отпуска».
Отпуск без сохранения оплаты отражается одноименным документом, расположенном в разделе «Зарплата». Первое, на что следует обратить внимание в новой редакции, — ежегодные отпуска и отпуска без сохранения оплаты вводятся разными документами (при оформлении ежегодного оплачиваемого отпуска используем документ «Отпуска»).
Если в начальных настройках, рассмотренных выше, поставлен флажок в позиции «В том числе внутрисменные», то можно указать отсутствии сотрудника в течение части смены.
Выбираем сотрудника, которому предоставляется отпуск, указываем период согласно заявлению. Также потребуется установить вид отпуска из одноименного справочника.
В программе заложены такие виды неоплачиваемого отпуска, как с разрешения работодателя, допустим по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам (ч.1 ст. 128 ТК РФ), так и в соответствии с законом, например, регистрация брака, рождение ребенка (ч.2 ст.128 ТК РФ).
Есть еще неоплачиваемый отпуск связи с обучением, он уже регулируется главой 26 Трудового кодекса. Выбранный вид отпуска повлияет на то, как будет обозначен отпуск в табеле учета рабочего времени.
Так как в примере выбран отпуск в соответствии с частью 2, то буквенный код ОЗ. Если отпуск будет соответствовать части 1 статьи 128, тогда обозначение — ДО.
При ведении штатного расписания в программе в документе будет предусмотрен флажок об освобождении ставки на период отсутствия.
Вводим, что послужило основанием, эта строка будет отражаться в печатной форме. В данном документе единственное, что можно распечатать — это приказ о предоставлении отпуска, распоряжение стандартное по форме Т-6.
В ситуациях совмещения на основании отпуска есть возможность ввода документа «Совмещение должностей», чтобы назначить доплату другому сотруднику, который будет исполнять обязанности сотрудника, уходящего в отпуск. Но это выполнимо лишь в случае соответствующих настроек, касающихся регистрации совмещений.
Когда отсутствие оформляется сотруднику, занятому в организации как по основному месту работы, так и по совместительству, необходимо отразить отсутствие по всем его рабочим местам. Эта ситуация предусмотрена программой, поэтому выбирая такого сотрудника, появляется гиперссылка «Отсутствия по другим местам работы».
При нажатии на ней открывается дополнительная табличная часть, необходимая для создания новых документов для совместителя.
Что касается работы пользователей с ограниченными правами, то в документе присутствует позиция «Расчет утвердил». Он доступен только пользователям с доступом к данным о фактической зарплате. Пока этот флаг не установлен, оформление документа считается незавершенным – при расчете зарплаты этот отпуск учтен не будет.
Данный документ уменьшает начисление на указанное в нем неотработанное время. В итоге при расчете заработной платы сотрудника за месяц отработанное время берется с учетом периода нахождения сотрудника в отпуске без сохранения заработной платы.
Часто поступают вопросы, включать ли в отпуск без сохранения зарплаты выходные и праздничные дни. Выходные дни по трудовому законодательству входят как в период оплачиваемых, так и неоплачиваемых отпусков.
А праздничные дни можно не включать только в ежегодные основные или дополнительные оплачиваемые отпуска. Таким образом получается, что при предоставлении сотруднику отпуска за свой счет выходные и нерабочие праздничные дни требуется учитывать при определении периода такого отпуска.
к содержанию ↑Примеры обозначения отпуска без сохранения заработной платы в табеле
При уходе работника в отпуск без сохранения заработной платы кадровый специалист проставляет специальные кодовые обозначения в табеле учета рабочего времени, примеры которых приведены ниже для различных оснований предоставления выходных за свой счет.
Коды позволяет впоследствии правильно рассчитать зарплату сотруднику с учетом отгулов без содержания и определить продолжительность положенного ежегодного оплачиваемого отпуска.
Какими кодами обозначается отпуск без сохранения заработной платы
Ответственное за учет рабочего времени лицо обязано проставлять отметки о явках и неявках сотрудников на работу в специальном документе, называемом табелем. Это может быть унифицированный бланк Т-12 или Т-13 либо самостоятельный разработанная и утвержденная форма.
Отсутствие сотрудника на работе учитывается в табеле с помощью специальных обозначений — буквенных или цифровых. Применение кодов — это удобно, позволяет в краткой и понятной всем форме объяснить причину невыхода работника.
На титульном листе формы Т-12 можно найти типовые примеры обозначений для учета рабочего времени (красным выделены те коды, которыми можно обозначить отгулы без сохранения содержания):
Для отпуска без сохранения заработной платы предусмотрены следующие обозначения:
- код ОЗ или 17 — означает, что выходные за свой счет были предоставлены работнику на основании ТК РФ;
- код ДО или 16 — означает, что отгулы без содержания предоставлены по договоренности с руководителем (основание не прописана в ТК РФ);
- код А — если работодатель — бюджетная организация.
Выходным без сохранения зарплаты в Трудовом кодексе посвящена ст. 128 ТК РФ, согласно которой, право на отпуск за свой счет имеют:
- пенсионеры — предоставление отпуска за свой счет работающим пенсионерам;
- инвалиды;
- участники ВОВ;
- потерявшие близких;
- регистрирующие брак;
- в семье которых родился ребенок.
Кроме того, право на выходные без содержания по ст. 263 ТК РФ имеют право семьи с детьми, в том числе инвалидами.
Подробнее о том, кому и сколько дней отпуска без сохранения содержания положено, можно посмотреть ниже:
Если работник не выходит на работу по невыясненным обстоятельствам, то работодатель в табеле учета отмечает код НН или 30. Когда причина станет известна, обозначение будет исправлено на правильное.
Например, человек по незапланированным семейным обстоятельствам (сломался кран дома, дверь не открывается, машина не заводится, заболел и т.д.) может не выйти на работу, позже объяснив свое отсутствие. В такие дни неявки работодатель изначально проставляет НН (30), а после того получения уважительных причин от сотрудника дни невыхода могут быть обозначены как ДО (16) или другим самостоятельно разработанным кодом.
При этом заработная плата за сотрудником не сохраняется.
Примеры обозначений отгулов за свой счет в табеле
Если отпуск за свой счет оформлен по ТК РФ (согласно ст. 128 Трудового кодекса), то в табеле учета рабочего времени проставляются обозначения ОЗ или 17.
Если отгулы без содержания оформлены по взаимной договоренности с руководством, то обозначения имеют вид кода ДО или 16.
Самостоятельно разработанные коды
Работодатель может разработать свои коды, чтобы обозначать отпуск за свой счет по различным причинам. Это особенно актуально для тех случаев, когда работник отсутствует по причинам, не обозначенным в ТК РФ.
Например, можно установить свой код «ОУП» — отсутствие по уважительной причине, под которую может попасть любое основание, не заявленное в ТК РФ.
Например, невыход на работу сотрудника, который приехал из-за границы и ожидает результатов ПЦР-тествов на коронавирус, работодатель не обязан оплачивать. Такие дни можно оформить как отгулы без заработной платы, проставив для них код ОУП.
Если работник находится на самоизоляции в связи с коронавирусом, при этом ему не выдан официальный больничный лист, то этот период также можно оформить отпуском без сохранения содержания и в табеле отметить обозначением ОУП.
Как обозначается отпуск в выходные и праздничные дни
Если в отпуск без сохранения заработной платы попадают календарные выходные (суббота и воскресенье) или официальные нерабочие праздники, то для этих дней используются те же обозначения, что и для обычных рабочих.
Например, если сотрудник работающий пенсионер берет выходные за свой счет на 12 дней в период с 14 по 25 февраля 2024 года, в которые попадают два календарных выходных (19 и 20 февраля) и праздничный день (23 февраля), то обозначение ОЗ проставляется для всего период с 14 по 25 февраля:
Пример заполнения табеля:
Если работник заболел в отпуске без содержания
Если сотрудник взял отпуск без сохранения заработной платы и, находясь в нем, заболел, посетил врача и открыл официально больничный, то в табеле учета проставляются следующие обозначения:
- все дни отпуска за свой счет все обозначаются кодом ОЗ (17) или ДО (16);
- начиная со дня, следующего за окончания отпуска без сохранения зарплаты, проставляется отметка Б (19) до закрытия листа нетрудоспособности — если больничный продолжается и после отгулов за свой счет.
Больничный, совпавший с отпуском без содержания, не оплачивается. Отгулы не продляются и не переносятся.
Переносу или продлению подлежит только ежегодный оплачиваемый отпуск, совпавший с нетрудоспособностью.
Иванов — работающий пенсионер написал заявление на отпуск без заработной платы с 7 по 11 февраля 2024 года. 10 февраля он заболел — нетрудоспособность длилась до 15 февраля. В табеле рабочего времени будут следующие обозначения:
- с 7 по 11 февраля — отметка ОЗ, дни не оплачиваются;
- с 12 по 15 февраля — отметка Б, назначается оплата в виде больничного пособия.
Дополнительные коды
Кроме стандартных обозначений ОЗ и ДО, в табеле могут быть проставлены следующие коды:
- УД или 13 — работник находится в учебном отпуске без сохранения заработной платы;
- НБ или 35 — обозначение отгулов за свой счет для тех сотрудников, кто взял их на период отстранения от работы по ТК РФ (недопуск);
- ДБ или 18 — обозначение дополнительного неоплачиваемого отпуска, предоставляемого к основному ежегодному (в связи с уходом за детьми, участием в качестве добровольца при ликвидации огня, обладанием особыми заслугами перед Отечеством).
Формы для ведения учета рабочего времени
Вести учет отработанного времени на предприятии обязательно. Ответственным специалистом отмечаются выходы на работу, отсутствие сотрудника по различным причинам, сверхурочная работа, а также выполнение обязанностей в выходные и праздничные дни.
Данная информация позволяет бухгалтеру правильно начислить работнику оплату за отработанный месяц и рассчитать продолжительность оплачиваемого отпуска (дни отгулов за свой счет свыше 14 за год не входят в отпускной стаж).
Заполняет табель обычно кадровый специалист, бухгалтер или руководители подразделений. Данная обязанность должна быть прописана в должностной инструкции работника.
Для учета рабочего времени можно использовать собственную разработанную форму, но удобно применять традиционные типовые бланки Т-12 и Т-13.
Процесс учета заключается в регулярном (ежедневном или при отклонениях от нормы) проставлении обозначений в выбранной форме табеля. Учет может вестись в днях или часах.
Если работодатель не будет учитывать рабочее время персонала, то при проверке трудовой инспекцией или налоговой ему будет назначен штраф.
Все отгулы сотрудников без сохранения заработной платы за расчетный месяц должны быть отмечены в табеле.
к содержанию ↑Как оформить отпуск без сохранения зарплаты в 1С 8.3 ЗУП 3.0
Изучим, как оформить отпуск без сохранения зарплаты в 1С ЗУП 3.0 (8.3) на примере.
Допустим, в 1С ЗУП 3.0 необходимо отразить отклонения от графика работы сотрудника, который был в отпуске за свой счет с 11.01. по 14.01.2016, чтобы рассчитать аванс. Для этого в 1С ЗУП 3.0 (8.3) необходимо:
- Зарегистрировать период отпуска без сохранения зарплаты.
- Утвердить документы регистрации отсутствий работника для возможности расчета аванса.
- Сформировать табель учета рабочего времени за первую половину месяца.
Как отметить отпуск без сохранения зарплаты в табеле учета рабочего времени в 1С ЗУП 3.0
Посмотрим, как программа 1С ЗУП 3.0 зарегистрировала отпуск без сохранения зарплаты в табеле учета рабочего времени за первую половину месяца.
Выбираем раздел Зарплата – Отчеты по зарплате – Учет времени – отчет Табель учета рабочего времени Т-13. Указываем период – первая половина месяца и организацию.
В 1С ЗУП 3.0 формируется табель рабочего времени сотрудников, согласно их графику работы с учетом отклонений, в том числе с учетом отпуска без сохранения зарплаты. Данный период отразился обозначением «ОЗ»:
Более подробно учет отпусков без сохранения зарплаты в ЗУП 3.0 рассмотрен на курсе по работе в 1С 8.3 ЗУП ред. 3.0 в модуле Учет и оплата отпусков.
Отпуск без сохранения заработной платы в 1С 8.3 Бухгалтерия
Работники часто отпрашиваются в отпуска за свой счет. Это несложная процедура в кадровом учете, но когда речь заходит о том, как оформить отпуск без содержания в 1С 8.3 Бухгалтерия, возникают вопросы. Это и понятно: в программе нет штатного документа для отражения отпуска без содержания, но он должен отразиться в:
- документе Начисление зарплаты ;
- отчете Табель учета рабочего времени ;
- отчете в ПФР Сведения о страховом стаже застрахованных лиц, СЗВ-СТАЖ .
О том, как оформить отпуск за свой счет в 1С 8.3 Бухгалтерия базовая и ПРОФ, чтобы максимально автоматизировать заполнение указанных документов и отчетов, читайте в нашей статье.
к содержанию ↑Статья актуальна до версии 3.0.68. С этой версии добавлен типовой документ Отпуск без сохранения оплаты в разделе Зарплата и кадры — Кадры — Кадровые документы — кнопка Создать — Отпуск без сохранения оплаты .
Способы оформления отпуска за свой счет в 1С 8.3 Бухгалтерия базовая и ПРОФ
08 ноября Михайлов П.А. написал заявление на отпуск за свой счет с 12 по 21 ноября.
Требуется отразить в 1С 8.3 отпуск без сохранения заработной платы.
Работник имеет право на получение отпуска без сохранения заработной платы по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам. Работодатель обязан предоставить отпуск работнику по его заявлению на срок до 14 дней в году (ст. 128 ТК РФ).
В 1С 8.3 Бухгалтерия есть несколько способов оформления отпуска за свой счет:
- создать документ Отпуск с нулевой суммой отпускных;
- создать дополнительное начисление Отпуск без сохранения з/п и отразить данное начисление в документе Начисление зарплаты ;
- ничего дополнительно не создавать в программе, а зарплату начислить с учетом отпуска без оплаты.
Из всех перечисленных способов оптимальным является первый — через создание документа Отпуск . Он позволяет, за исключением небольших поправок, автоматически:
- рассчитать зарплату с учетом дней неоплачиваемого отпуска;
- отразить дни отпуска в Табеле учета рабочего времени (Т-13) ;
- отразить дни отпуска в отчете Сведения о страховом стаже застрахованных лиц, СЗВ-СТАЖ .
Как в 1С 8 3 отразить и провести отпуск без сохранения заработной платы
Отпуск без сохранения зарплаты оформите документом Отпуск , раздел Зарплата и кадры — Зарплата — Все начисления — кнопка Создать — Отпуск .
- от — дата создания документа, при этом программа не позволит поставить дату позднее, чем за три дня до начала отпуска, но для отпуска за свой счет — это значения не имеет;
- Отпуск с _ по — период отпуска без сохранения зарплаты.
По ссылке Начислено откройте форму расчета отпускных. Так как документ предназначен для начисления очередного отпуска, программа автоматически рассчитает и начислит сумму отпускных. Чтобы обнулить проводки, очистите значение в графе Сумма .
Поля Начислено , НДФЛ и К выплате обнулятся.
Движения по регистрам
Отработанное время по сотрудникам
Документ формирует движения по регистру накопления Отработанное время по сотрудникам :
- Начисление — Отпуск основной, будет отражен в табеле;
- Время (дн.) — 8,00 — за это время заработная плата начисляться не будет;
- Время (чс.) — 64,00.
Параметры периодов стажа ПФР
Документ формирует движения по регистру сведений Параметры периодов стажа ПФР :
- Начало — 12.11.2018 — первый день отпуска;
- Окончание — 21.11.2018 — последний день отпуска;
- Сотрудник — работник, которому оформляется отпуск;
- Вид стажа ПФР — Пребывание в оплачиваемом отпуске — ставится автоматически и не поддается редактированию в данном документе, однако в отчет СЗВ-СТАЖ период будет внесен, что нам и нужно.
После заполнения и проверки документа Отпуск нажмите Провести отпуск без сохранения заработной платы.
к содержанию ↑Начисление заработной платы и страховых взносов с учетом отпуска
В конце месяца при начислении зарплаты документ Начисление зарплаты автоматически учтет время пребывания работника в отпуске без содержания.
- 21 — 8 = 13, где
- 21 раб. день — норма рабочего времени в днях в ноябре 2018;
- 8 раб. дней — Михайлов П.А. был в отпуске без содержания.
Табель учета рабочего времени (Т-13)
Проверим заполнение отчета Табель учета рабочего времени (Т-13) . Отчет доступен из раздела Зарплата и кадры — Кадровый учет — Отчеты по кадрам .
Остается только скорректировать код неявки, ОТ (Ежегодный основной оплачиваемый отпуск) заменить на ДО (Отпуск без сохранения заработной платы, предоставленный работнику по разрешению работодателя). Сделать это можно из Главного меню — Таблица — Вид- Редактирование .
Следующая
